○高梁市戸籍情報システムの運営及びデータ保護管理要綱
平成16年10月1日
訓令第17号
(趣旨)
第1条 この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及び高梁市電子計算組織及び情報システムの管理運営に関する規程(平成19年高梁市訓令第20号。以下「規程」という。)に定めるもののほか、戸籍情報システムの運営及びデータ保護の的確な管理を図るために、必要な事項を定めるものとする。
(1) 戸籍情報システム 戸籍事務処理専用の電子計算機により、戸籍、除籍、改製原戸籍、戸籍の附票、人口動態調査票等を磁気ディスク等に記録し、及び戸籍事務、戸籍の附票事務、人口動態調査事務等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体及び装置をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書その他戸籍情報システムに係る仕様書をいう。
(5) 端末装置 戸籍事務処理専用の電子計算機と接続したデータ入出力装置をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(データ保護管理者)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータ保護について統括的管理を図るため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、規程第6条に規定する総務部長をもって充てる。
(データ取扱責任者)
第5条 保護管理者を補佐させるため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。
(端末装置管理者)
第6条 保護管理者は、端末装置の適正な管理を図るため、端末装置管理者を置き、取扱責任者をもって充てる。
(データの保護)
第7条 保護管理者は、データの漏えい、滅失、損傷等の防止に必要な次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者から内容が読み取られない位置及び角度に配置すること。
(2) 入出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と連動してはならないこと。また、これを他の業務に利用してはならないこと。
(3) データは、法令に定めがある場合を除き、外部に提出してはならないこと。
(4) 不用となった入出力帳票及び入出力媒体は、焼却、裁断その他データが復元できない方法により破棄すること。
(5) 前各号に掲げる事項のほか、データ保護に必要なこと。
(パスワードの管理)
第8条 取扱責任者は、保護管理者の承諾を得た上で、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 取扱責任者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法等を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 取扱責任者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の範囲及び業務の目的を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握及びプログラム管理)
第9条 保護管理者は、取扱責任者に次に掲げる事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておくものとする。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) 前3号に掲げるもののほか、戸籍情報システムの運用に関すること。
2 保護管理者は、戸籍情報システムのプログラムの障害について、定期的又は随時点検を行い、必要に応じて適切な措置を講じなければならない。
(磁気ディスク等の管理)
第10条 保護管理者は、磁気ディスク等を次に定めるところにより適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管する等の方法により安全を確保するとともに、その使用を適切に行うこと。
(2) 磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去した上で、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第11条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正かつ所定の場所に保管し、その管理を行わなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを外部に持ち出し、複写し、又は廃棄しようとするときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(守秘義務)
第12条 戸籍情報システムに係る事務に従事する者は、その事務処理について知り得た秘密を漏らしてはならない。その職務を離れた後も、同様とする。
(研修の実施)
第13条 取扱責任者は、保護管理者の承諾を得た上で、戸籍データの重要性及び機密保持、個人情報保護に関する意識の高揚並びにシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して教育及び訓練を実施するものとする。
2 新任の取扱職員については、配属後、速やかにこれを実施するものとする。
(その他)
第14条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この訓令は、平成16年10月1日から施行する。
附則(平成19年5月8日訓令第34号)
この訓令は、公布の日から施行し、平成19年4月1日から適用する。
附則(令和5年6月29日訓令第16号)
この訓令は、令和5年6月29日から施行し、令和5年4月1日から適用する。