(目的)

第1条　この訓令は、文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務を円滑かつ適正に実施することを目的とする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの基本)

第3条　課の長(以下「課長」という。)は、文書を正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。

(文書取扱主任及び文書取扱者の設置等)

第4条　課長の文書事務の処理を補佐するため、課に文書取扱主任及び文書取扱者を置く。ただし、課長が文書取扱主任を置く必要がないと認める場合又は他の課の文書取扱者が兼ねる場合については、この限りでない。

(文書取扱主任及び文書取扱者の職務)

第5条　文書取扱主任は、上司の命を受け、次に掲げる事務に従事する。

(文書取扱主任会議)

第6条　総務課長は、文書事務の連絡調整を図るため必要があるときは、文書取扱主任会議又は文書取扱主任及び文書取扱者の合同会議を招集することができる。

(文書管理の簿冊等)

第7条　文書の管理に関する簿冊等は、次に掲げるところによる。

(文書の記号及び番号)

第8条　収受し、又は発送する文書には、「高市」に続き、主管課の頭文字1字(頭文字1字で表し難い場合は、主管課長が総務課長と協議の上2字以内で定める。)の文字からなる記号を付し、市の受発番号を記載しなければならない。ただし、行政機関間の簡易な往復文書及び各課間の往復文書については、「事務連絡」と表示し、記号及び受発番号の記載は、必要としない。

(条例等の記号及び番号)

第9条　次に掲げる文書には、各号の区分ごとに、それぞれ掲げる記号及び番号を記載しなければならない。

(市に到達した文書)

第10条　市に到達した文書(課に直接到達した文書を除く。)は、総務課で受領するものとし、次に掲げるところにより処理する。

(普通文書の収受)

第11条　特殊文書その他開封が特に必要でないと認められる文書又は物品以外の文書(以下「普通文書」という。)の配付を受けた課の文書取扱員は、当該文書の余白に課受付印を押し、受発件名簿に、次に掲げる事項を登録しなければならない。ただし、簡易又は受発件名簿に登録する必要がないと認められる文書については、受発件名簿の作成を省略することができる。

(特殊文書の収受)

第12条　次に掲げる特殊文書を収受したときは、総務課で封筒に受付印を押し、特殊文書収受簿に差出人その他を記録(第3号に掲げる文書については、到着日時を封筒に明記)の上、主管課に配付し、受領印を徴さなければならない。

(主管課における文書の取扱い)

第13条　課に直接到達した文書又は職員が会議等で直接受領した文書の収受手続は、前2条の規定を準用する。

(郵便料金の未払又は不足の文書の処理)

第14条　市に到達した文書のうち郵便料金の未払又は不足のものがあるときは、発信者に請求するものとする。ただし、官公署から発せられたもの又は総務課長が必要と認められるものに限り、その料金を支払って収受することができる。

(勤務時間外の到達文書の収受)

第15条　勤務時間外に到達した文書は、宿日直者が収受し、高梁市職員服務規程(平成16年高梁市訓令第22号)の定めるところにより処理しなければならない。

(処理方針)

第16条　文書の処理は、すべて課長が中心となり、文書取扱主任又は文書取扱者において、絶えず文書の迅速な処理に留意して、事案が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。

(処理の期間)

第17条　課に配付された文書は、その日のうちに起案担当者へ回付し、起案担当者は、指定された期日までに処理しなければならない。

(課長の指示)

第18条　課長は、文書を収受したときは、担当係長に処理方針を示し、次に掲げる事項を指示して処理させなければならない。

(供覧文書の処理)

第19条　供覧を要する文書は、起案に供覧する旨を表示し、又は当該文書の余白に供覧押印欄を設け、供覧する旨を表示して回付するものとする。

(起案)

第20条　すべて事案の処理は、文書による。

(決裁区分)

第21条　起案文書又は供覧文書の決裁区分は、職務執行規則の定めるところによるものとし、次の各号に定める区分ごとに当該各号に掲げる表示をしなければならない。

(文書種別)

第22条　起案の種類を表す文書種別は、総務課長が別に定め、文書管理システムに登録するものとする。

(文書分類)

第23条　文書分類は、大項目、中項目及び小項目に分類し、大項目及び中項目については、別表第1のとおりとする。

(起案文書の回議順序)

第24条　起案文書は、次に掲げるところにより処理しなければならない。

(起案文書の記入要領)

第25条　起案文書の記入要領は、別記第2に定めるところによる。

(起案文書の訂正)

第26条　起案文書の記載事項を訂正したときは、訂正者は、訂正箇所を明確にし、その旨を記述しなければならない。

(議案の処理方法)

第27条　市議会に提出する議案は、主管課で起案し、定例会の前月の10日までに決裁を受けるよう努めなければならない。ただし、臨時会を招集して提案する必要があるときは、その旨を事前に総務課長を経て市長の承認を受けなければならない。

(関係文書の添付等)

第28条　起案文書には、起案の理由、事案の経過、根拠法令の抜粋、予算科目、経費等を明記するとともに参照を要する事項は、その資料を添付し、同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、それが完結するまで関係文書を添付しなければならない。

(特別取扱方法)

第29条　起案文書には、事案の性質により、「至急」、「秘」を表示し、機密を要する起案文書は、その旨を表示し、適切に保管しておかなければならない。

(合議)

第30条　2課以上に関連する文書は、関係の深い課で処理案を起案し、関係部課の合議を求めなければならない。ただし、単に供覧にとどめる趣旨のものは、決裁後回覧するものとする。

(起案文書の持ち回り)

第31条　特に緊急又は機密を要する起案文書その他重要な起案文書で持ち回りして決裁を受けようとするときは、起案文書の内容を説明し得る職員が当たらなければならない。

(文書の形式)

第32条　文書の形式は、次に掲げるものを除き、左横書きとする。

(文書の審査)

第33条　文書の適正かつ統一を図るため、次に掲げる起案文書は、副市長の決裁を受ける前に総務部長、総務課長、総務課長補佐及び法規担当係長又は高梁市法制審議会規程(平成16年高梁市訓令第10号)に規定する高梁市法制審議会の審査を受けなければならない。

(未完結文書の追求)

第34条　文書取扱主任又は文書取扱者は、主管課長の指示を受け、常に未完結文書を追求し、その処理状況を明らかにしておかなければならない。

(文書の処理経過の調査等)

第35条　総務課長は、必要があると認めるときは、文書の処理の経過を調査し、又は主管課長から報告を受け、それに基づき主管課長に指示を与えることができる。

(請願、陳情等の処理方法)

第36条　主管課長は、配付を受けた請願、陳情等が同時に市議会に提出された事案である場合は、市議会における状況を勘案して処理方法、対策等を起案しなければならない。

(決裁年月日)

第37条　決裁年月日は、決裁権者が決裁した日をいう。この場合において、紙媒体による起案文書にあっては起案者が、収受文書にあっては文書取扱者が、速やかに、決裁年月日を記入しなければならない。

(決裁済文書の処理)

第38条　決裁済文書は、主管課において保管し、及び保存するものとする。ただし、第33条第1項第1号及び第2号に規定する文書並びに人事関係文書のうち決裁済みのものは、総務課(他の執行機関にあっては、その管理をすべき課)で保管し、及び保存しなければならない。

(文書の発信者名)

第39条　庁外へ発送する文書(以下「発送文書」という。)は、市長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、決裁権限を有する者の職及び氏名又は市名を用いることができる。

(文書の照合)

第40条　発送文書を作成したときは、直ちに決裁済文書と照合しなければならない。

(公印又は電子署名)

第41条　発送文書は、高梁市公印規則(平成16年高梁市規則第12号)の定めるところにより、公印を押印し、又は電子署名しなければならない。ただし、軽易な文書については、決裁済文書及び発送文書に「公印省略」の記載をし、公印又は電子署名を省略することができる。

(庁外文書の発送)

第42条　発送文書は、総合行政ネットワーク若しくは電気通信又は郵便若しくは配達により行うものとする。

(庁内文書の発送)

第43条　庁内文書は、その発送に当たって特に機密を要するもの又は重要な文章を除くほか、電子文書とし、庁内LANを利用するものとする。

(経由文書)

第44条　市を経由する文書は、別に定めるものを除き、主管課で受理した後に総務課に回付し、経由の手続をしなければならない。

(施行年月日)

第45条　起案担当者は、文書を発送した日又は事案を処理した日を事案の施行年月日として、決裁済文書の所定欄に記入しなければならない。

(文書の発送時間)

第46条　文書の発送は、高梁市の休日を定める条例(平成16年高梁市条例第2号)第1条第1項各号に掲げる日を除く日に行い、その発送時間は、特に緊急を要する場合を除き、次に掲げるところによる。

(文書の整理)

第47条　文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときに、直ちに利用できるように保管し、又は保存しておかなければならない。

(保管単位)

第48条　文書の保管は、簿冊単位に行う。

(文書目録及び簿冊目録)

第49条　文書取扱者は、毎年4月30日までに当該課において前年度末現在で保管する文書について、文書目録及び簿冊目録(以下「目録」という。)を作成し、その写しを主管課長を経て総務課長に提出しなければならない。

(保管用具)

第50条　文書の整理及び保管には、電子文書にあっては文書管理システムにより指定された記録装置を、紙文書にあっては書庫、書棚及びファイリング用具を使用するものとする。

(未完結文書の整理及び処理促進)

第51条　起案担当者は、未完結文書を常に処理できる状態にしておかなければならない。

(完結文書の整理)

第52条　起案担当者は、文書上の処理が完結したときは、直ちに第47条に規定する文書の整理を行わなければならない。

(移換え)

第53条　完結した紙文書の移換えは、年度文書にあっては毎年4月に行うものとし、暦年文書にあっては毎年1月に行うものとする。ただし、常時使用する文書は、移換えを行わないことができる。

(所管換え文書等の引継ぎ)

第54条　主管課長は、所管換え等により総務課長から文書の引継ぎを求められたときは、当該文書の保存年限等必要事項を確認の上、総務課長又は所管換え先主管課長に引き継がなければならない。

(機密文書の引継ぎ)

第55条　機密文書の引継ぎについては、前条の規定によらないことができる。

(文書の種類及び保存年限)

第56条　文書の種類及び保存年限は、次に掲げるとおりとする。

(保存年限の設定)

第57条　前条の種類に分類される文書の基準は、別表第2のとおりとし、文書の種類の決定又はその内容の変更は、主管課長が行う。

(保存年限の計算)

第58条　文書の保存年限の計算は、その完結した日の属する年度の翌年度初めから起算する。ただし、暦年文書は、その完結した日の属する年の翌年初めから起算する。

(完結文書の保存方法)

第59条　保存を必要とする完結文書は、主管課長の指示を受けて、文書取扱主任又は文書取扱者が次に掲げるところにより保存しなければならない。

(編集及び製本)

第60条　必要があると認める文書は、次に掲げるところにより編集し、及び製本することができる。

(文書の保存場所)

第61条　紙文書の保存場所は、文書庫又は総務課長が別に定める場所に保存するものとする。ただし、執務上常に閲覧する必要のあるものは、主管課事務所に保管することができる。

(文書庫の管理)

第62条　前条に規定する文書庫は、総務課長が管理する。

(持ち出し等の禁止)

第63条　職員は、保管場所又は閲覧場所以外へ文書の持ち出し又は貸出しをしてはならない。ただし、当該文書に係る主管課長の許可を得たものは、この限りでない。

(文書の閲覧)

第64条　文書を閲覧しようとする職員は、当該文書を保管する課の文書取扱主任又は文書取扱者に申し出て、その承認を得なければならない。

(文書の開示)

第65条　文書の開示は、高梁市情報公開及び個人情報保護に関する条例の規定により実施するものとし、この場合を除き職員以外の者に閲覧させ、又は写しを与えてはならない。

(文書の廃棄の決定)

第66条　主管課長は、保管し、又は保存する文書が保存年限を経過したときは、速やかに廃棄しなければならない。

(廃棄の基準)

第67条　2課以上の所管に係る文書は、関係課で協議の上、最も関係の深い課において文書の原本を保管し、又は保存するものとし、それ以外の課は、当該文書の資料等について、速やかに廃棄しなければならない。

(廃棄文書の処理)

第68条　廃棄を決定した文書は、資源の有効利用に活用するよう配慮し処理しなければならない。ただし、個人情報が含まれているなど秘密保持を必要とするもの又は他に使用のおそれのあるものは、関係職員立会いの下に焼却、溶融、裁断等の処置をとらなければならない。

第69条　前条の規定により、文書を廃棄したときは、文書処分目録を作成して、総務課長に通知しなければならない。

(電子帳票)

第70条　この訓令における電子帳票の様式は、別に画面集に定める。

(その他)

第71条　この訓令の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。